Компания IBS внедрила систему управления документами для компании «Газпром трансгаз Уфа». Система позволила газотранспортному предприятию улучшить дисциплину работы с документами, обеспечить безопасность данных, повысить оперативность и обоснованность управленческих решений, говорится в сообщении IBS.

Работа по созданию системы управления документами была инициирована руководством «Газпром трансгаз Уфа» как часть полномасштабного проекта построения корпоративной информационно-управляющей системы на базе решения SAP/R3. Оптимальным было признано предложение специалистов IBS по разработке системы управления документами.

По словам Сергея Силина, директора отделения систем документооборота компании IBS, в ходе проекта были автоматизированы бизнес-процессы документационного обеспечения управления, создано корпоративное хранилище электронных документов, организован доступ к нему с территориально распределенных рабочих мест и четко разграничены права доступа к электронным документам. Процессы электронного документооборота интегрированы с процессами ERP-системы в единую информационно-управляющую систему. Кроме того, внедрены в повседневную практику положения национального стандарта «РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007. Управление документами», обеспечено соответствие корпоративных процедур обращения с документами отраслевым и общероссийским нормативным требованиям.

В настоящее время в созданной системе управления документами зарегистрировано около 3 тыс. приказов и распоряжений, 38 тыс. служебных записок, 6 тыс. договоров, 14 тыс. входящих и 13 тыс. исходящих документов.

Интегрированная информационно-управляющая система предоставляет специалистам «Газпром трансгаз Уфа» широкие возможности для более эффективной работы. Так, юридическая и финансовая службы теперь полностью контролируют историю работы с договором с момента создания проекта до окончательного исполнения всех договорных обязательств. Служба документационного обеспечения отмечает сокращение трудозатрат на регистрацию и поиск документов, контроль сроков работы с ними, а также оптимизацию использования производственных площадей, ранее задействованных для хранения бумажных документов. Руководители и специалисты всех структурных подразделений имеют доступ к электронным образам документов всех видов, оперативно контролируют ход исполнения поручений и договорных обязательств.

По словам Павла Романенкова, начальника Управления автоматизации, информатизации, телекоммуникаций и метрологии «Газпром трансгаз Уфа», «Мы отмечаем успешный переход на безбумажную технологию работы с документами, повышение прозрачности информационных потоков, рост динамичности бизнес-процессов в этой сфере». По его словам, успешная интеграция системы электронного документооборота в корпоративную информационно-управляющую систему, базирующуюся на SAP R/3, обеспечивает оперативность и качество принимаемых управленческих решений.