Компания «ВИТ-Инвест» приступила к внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием (СЭД) Directum в Управлении федеральной миграционной службы по Кировской области.

Работа в этой сфере государственной службы напрямую связана с документационным обеспечением. Качество услуг, предоставляемых Управлением федеральной миграционной службы по Кировской области, во многом определяется скоростью и полнотой обработки большого объема данных, запросов, различных форм заявок и писем от населения. Таким образом, внедрение и применение современных технологий документооборота является одним из приоритетных направлений развития Управления.

До недавнего времени обработка всего массива документов в Управлении велась частично в программе Microsoft Access и бумажном виде, а хранение документации осуществлялось в файловой системе учреждения. Между подразделениями документы перемещались исключительно в бумажном виде. Сегодня существующая модель документооборота перестала соответствовать темпам развития деятельности Управления, поэтому было принято решение о внедрении инновационного инструмента управления документооборотом. Таким инструментом стала система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, поставку которой осуществляет ближайший к Управлению партнер Directum – компания «ВИТ-Инвест».

Внедрение выполняется специалистами ИТ-подразделений УФМС по Кировской области при консультационной поддержке экспертов «ВИТ-Инвест». На первом этапе будет осуществляться пилотное внедрение системы с охватом пяти мест регистрации документов. В дальнейшем, опираясь на результаты пилотного проекта, специалисты Управления будут осуществлять подключение к системе районных отделений (всего 49 отделений) посредством веб-доступа, при этом количество авторизированных пользователей достигнет 100.

В рамках развития информационной системы руководством Учреждения будет рассматриваться вопрос о расширении используемого функционала. В частности, запланировано внедрение модулей «Канцелярия» и «Управление совещаниями». Также планируется использование электронной цифровой подписи в процессе согласования документов и в работе с контрагентами. Помимо этого, будет внедрена служба хранилищ Directum Storage Services.

С помощью инструмента разработчика IS-Builder в системе будут создаваться дополнительные справочники для учета оборудования. Также планируется с помощью функционала Directum автоматизировать и контроль перемещения этого оборудования.

Как ожидается, в результате внедрения СЭД Directum сотрудники Управления федеральной миграционной службы по Кировской области получат универсальный инструмент взаимодействия, позволяющий быстро находить необходимые документы и сокращать время работы с ними, что, в свою очередь, ускорит процессы принятия решений по обращениям населения.