Компания Syntellect совместно с Операционным департаментом и Департаментом информационных технологий ВТБ24 запустили в банке в эксплуатацию основную часть системы управления архивом бумажных документов.

В настоящее время на базе DocsVision и UltraViews специалистами Syntellect совместно с сотрудниками Операционного департамента и Департамента ИТ ВТБ24 автоматизированы ключевые бизнес-процессы, связанные с архивным хранением документов — размещение и изъятие документов. В рамках данных процессов DocsVision обеспечивает: учет мест хранения документов; маршрутизацию документов по цепочке ролей бизнес-процессов, наделяя каждую роль определенными полномочиями; формирование и печать накладных на размещение документов; привязку документов к емкостям и местам хранения; обработку запросов на изъятие; сканирование документов по запросам пользователей на изъятие и предоставление доступа к отсканированным образам документов; формирование отчетов по хранимым документам. Все операции в системе выполняются с помощью проводных и радио-сканеров штрих-кодов.

«Ключевой особенностью данной системы является огромный объем (десятки миллионов) документов, находящихся на хранении и в обработке, — отметил Алексей Иванов, руководитель проекта со стороны Syntellect. — Одно неверное действие — и найти документ будет практически невозможно. В связи с этим при разработке системы особое внимание было уделено автоматизации контрольных процедур, составу ролей, интерфейсам рабочих мест и полномочиям каждой из ролей бизнес-процессов».

С 1 июня 2009 г. постоянными пользователями системы стали операторы архива документохранилища банка в Перово (около 25 человек), возможность отправить запрос на изъятие документа из архива и получить доступ к отсканированной копии получили все сотрудники банка, работающие с кредитными досье. На данный момент в документохранилище банка с помощью новой системы размещено несколько тысяч коробов, сообщили в Syntellect.

«В качестве систем для управления архивом мы рассматривали системы, используемые в компаниях, профессионально предоставляющих услуги по архивному хранению документов, — рассказал Валерий Мендус, вице-президент, заместитель директора операционного департамента ВТБ24. — Однако решение на базе DocsVision от компании Syntellect оказалось значительно дешевле, не уступая при этом по функциональности узконаправленным системам, к тому же решение достаточно легко адаптируется под новые требования банка. Необходимо отметить, что новая система управления архивом на платформе DocsVision была разработана и запущена в эксплуатацию в течение трех месяцев, что является достаточно сжатым сроком для ввода новой технологии в банке, учитывая масштабы документооборота ВТБ24».